¿Sabías que aproximadamente seis de cada diez noticias publicadas en los medios nacen de la idea de enviar notas de prensa por parte de los departamentos de comunicación de las grandes, pequeñas y medianas empresas?.

La dificultad es que a los periodistas les llegan cientos de mails al día con informaciones y hay que diferenciarse con un contenido que sea atractivo y ojo, de interés para sus lectores (no para las empresas). Es aquí donde el interés periodístico es el criterio de cribado de información que utilizan los compañeros de los medios.

Nosotros en Dispitch.io siempre hablamos de la regla de los 3 segundos que es el tiempo que tarda un periodista en ver que le ha llegado un email y lo que tarda en pulsar el botón de eliminarlo. En estos 3 segundos que tarda, debemos ser capaces de conseguir captar su atención con las pocas palabras del asunto que vea.

Descubre nuestro post sobre Cómo escribir a un periodista

Todo lo que buscas seguro que es que te hagan caso a ti y los medios recojan la información de tu empresa, productos o servicios. Para ello tendrás que tener en cuenta una serie de ítems que vamos a proporcionarte en esta pequeña checklist, que no enumeraremos sino que lanzaremos las ideas al vuelo para que las recojas.

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Qué no debo olvidar a la hora de enviar notas de prensa

1.- Estructura la nota para que sea fácil y rápida de leer: Que la nota tenga estructura es de vital importancia. Ya no te decimos sólo que tenga una buena redacción sino que los datos estén bien estructurados. Para ello te damos la mejor recomendación que conocemos: el cono invertido.

¿Qué significa la técnica de la pirámide invertida en periodismo? Muy sencillo: presenta los datos de mayor a menor relevancia y trata de responder todas las preguntas sobre ellos. Así vas a conseguir un doble propósito: por un lado atraer la atención del periodista que lee la información y por otro dosificas correctamente todo lo que quieres contar sin abrumar.

2.- La extensión es otro punto importante cuando tienes que enviar notas de prensa. ¿Cuando queiras enviar notas de prensa, es necesario que ocupe dos o tres hojas de Word? No, porque el objetivo es captar la atención y no aburrir con contenido innecesario. De tu capacidad de resumir dependerá que esto llegue a buen puerto. Y un consejo más tratando el tema de la extensión: procura que tus frases no sean demasiado largas.

Lo ideal es que tu nota de prensa no ocupe más de página y media de documento, dos si incluyes (que debes) el ‘acerca de’ con información de tu empresa.

Conoce los errores más habituales a la hora de escribir una nota de prensa

3.- Los titulares de tu nota de prensa no deben tener más de 12 palabras. Esto no es sencillo, pero procura que sea así. Dos como mucho. Tiene que ayudar a identificar de qué trata la información que estás enviando destacando lo más importante y siempre respondiendo a una de las preguntas básicas que se haría el periodista: qué, quién, cómo… Además estas interrogantes deben de estar contestadas en el cuerpo de la nota.

4.- Pasamos ya al momento de enviar notas de prensa y lo primero que debemos hacer es confirmar los datos de contacto que ofrecemos a los periodistas a los que les vamos a enviar la nota. Un teléfono, mail, tu página web… Una vez que has hecho esto tendrás que comprobar en la otra dirección, si los datos de tus contactos periodísticos están bien. Si pertenecen al medio correcto, al periodista de la redacción a la que lo envías, etc. Esto es importante: igual que hay correos para administración, marketing o gerencia en tu empresa en los medios hay redacciones de sociedad, deportes, local, nacional, etc.

5.- Otro momento importante es el de la empatía. Sí, decimos bien. Ponte en el lugar del periodista y piensa en el asunto. ¿Qué asunto te ayudaría a abrir un correo electrónico? Tiene que ser algo atractivo pero sin ser original, descriptivo y que despierte interés.

6.- Si dispones de un programa para enviar notas de prensa no significa que haya barra libre para enviar notas de prensa de forma masiva. Todo lo contrario, dosifica la información. Envía tu nota de prensa y si pasado un tiempo no has conseguido nada relevante, envía un refuerzo a los 10 días. Todo lo que no hayan publicado con dos envíos y el contacto posterior con el medio no lo vas a lograr porque lo envíes más veces. El tercer envío, diez días después del segundo, ya debe ser con otra nota de prensa distinta (siempre que lo envíes a las mismas redacciones).

7.- El seguimiento: Si has conseguido que la información enviada genere interés en los medios ¡enhorabuena! Pero si no lo has logrado es importante que hagas ver a los periodistas que lo que les has hecho llegar es una información válida para sus lectores, radioyentes, televidentes. Aquí es donde tu labor de PR es donde debe aparecer. Como te decimos antes, después de enviar, hay que relacionarse. Es una labor de teléfono, paciencia y de una forma sutil de venta. Es la parte más complicada pero también la que mayores satisfacciones produce.

Y si has llegado hasta aquí, es que has completado la lectura de nuestra checklist  para enviar notas de prensa. No te olvides que en nuestro blog te ayudamos con muchas estrategias de comunicación que pueden servirte de guía para el futuro.

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